1．本プライバシーポリシーの目的
本プライバシーポリシーは、弊社が個人情報を処理する理由やその方法等を説明するためのものです。本プライバシーポリシー以外に、弊社のサービス、システム、Webサイトには個別に個人情報の取り扱いを規定している場合があり、また、データ収集の際などに、個別に個人情報の取り扱いをお知らせする場合もあります。これら個別の規定や取り扱いのお知らせと本プライバシーポリシーの内容に違いがあった場合は、当該個別の規定や取り扱いのお知らせが優先されます。なお、弊社以外の弊社グループ会社における個人情報の取り扱いに関しましては、各グループ会社の個人情報の取り扱いに関する案内をご参照ください。
2．個人情報の取得と取り扱いについて
- (1) 個人情報を取得する方法について
弊社は、弊社のサービス、システム、Webサイトを通じて、または各地域の代理店等の第三者を介して、個人情報を取得いたします。
- (2) 取得した個人情報の取り扱いについて
弊社は、個人情報を法令に基づき適正に取り扱い、正当な理由に基づいてのみその利用や処理を行います。下表では、弊社が取り扱う個人情報の種類や個人情報の利用目的等を示します。
| 対象となる個人について |
弊社は、以下の方々を含む個人情報を取り扱います。
- 弊社のお客様またはお取引先様の個人情報
- 弊社のお客様またはお取引先様にて勤務する方の個人情報
- 弊社のお客様またはお取引先様を通じ取得する第三者の個人情報
- 弊社の委託元から提供された個人情報
- 採用応募者の方の個人情報
- 弊社の宣伝広告対象者様の個人情報
- 弊社の調査・研究・開発の対象者様の個人情報
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| 取り扱う個人情報について |
弊社が取り扱う個人情報には、以下のものを含みます。
- 氏名、ID情報
- 勤務先、所属、職種情報
- 支払情報のうち、個人情報に該当する情報
- 住所、電話番号、メールアドレスおよびその他連絡先情報
上記以外に弊社サービス、システム、Webサイトをご利用頂いた際の利用情報や機械情報を取得する場合があります。詳細については本プライバシーポリシー６章をご参照ください。
また、個人番号および個人番号を含む特定個人情報の利用目的については、本プライバシーポリシー４章をご参照ください。
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| 利用目的について |
弊社は、以下を含めた目的において、個人情報を取り扱う場合があります。
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弊社のお客様、ユーザ様やサプライヤー様の場合
- 契約の締結及び履行の目的
- 商品・サービス、サポートのご提供とそれに関する事務・経理などの手続きの目的
- 弊社がサプライヤー様から製品・サービスの供給を受ける目的（資材購入、部品調達等のための連絡、及びそれに関わる事務・経理などの手続き含む）
- 商品・サービスに関する情報提供およびご提案の目的
- セミナー、フェア等のイベントのご案内と運営の目的
- お客様、ユーザ様やサプライヤー様との関係性管理の目的
- 商談・打ち合わせのための連絡の目的
- 商品・サービスの企画及び利用に関するアンケートや調査のお願いと連絡の目的
- 統計資料の作成の目的
- 弊社施設への入退管理の目的
- 各種お問い合わせへの対応の目的
- 宣伝広告及び宣伝広告活動の向上の目的
- 弊社宛に頂いたお問い合わせ等に対し対応または分析する目的
- 採用応募者への情報提供と採用活動に関連する業務の目的
- 委託元から受託した業務の履行の目的
- 弊社サービス、システム、Webサイトにおける
- 管理・運営の目的（障害対応、データ分析、テスト試行、研究開発、統計データの取得目的等含む）
- ユーザ認証の目的
- 機能の活用の目的
- 性能等向上の目的
- 安全性管理・セキュリティ担保の目的
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| 処理や利用の適切性について |
弊社は、弊社が取り扱う個人情報の適切性を確保するため
- 同意を必要とする場合は、その同意を取得いたします。
- 以下の事項を行うために必要な場合に、弊社は個人情報の処理を行います。
- 契約の締結及び履行の為
- 法令に定められた義務に従うため
- 弊社等に、各国法令上、処理にかかる正当な利益が認められる場合（ただし、これら正当な利益が、個人情報の保護を必要とするお客様、取引先様等の利益、基本的権利や自由より優先される場合に限る）
その他、各国法令において、個人情報の取り扱いが認められる場合に、弊社は個人情報の処理を行います。
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- (3) 個人データの保管期間について
弊社は、個人データをその処理や利用の目的において必要な期間中保持し、以降、法令により定められた場合を除き、そのデータを消去又はアーカイブいたします。
- (4) 個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得した情報について
個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得し、弊社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、上記の利用目的で継続して利用させていただきます。
- (5) 合併、分社化、営業譲渡等
弊社は、合併、分社化、営業譲渡等で、事業を承継し個人情報を取得した場合、承継前にご本人に同意を得ている、または通知、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
3．個人データの第三者への提供について
弊社は以下の第三者へ個人データを提供する場合があります。
- (1) 弊社とその国内グループ会社、(株)リコーとその国内グループ会社で共同して個人データを利用することがあります。
この場合、共同して利用するデータ項目は、氏名、ID情報、職業（会社名、所属、役職）、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日又は年令、性別、URL、商品購入履歴、保守履歴、支払情報のうち、必要な情報に限り、また、その利用目的は本プライバシーポリシー２．個人情報の利用目的に記載のとおりです。なお、これらの情報は、会社基本情報記載の代表者が責任をもって管理します。
※小売電気事業に関しては、「小売電気事業分野における個人情報の共同利用」に記載の第三者にも個人データを提供する場合があります。
- (2) 利用目的の達成のために必要な範囲内において、個人データの取り扱いに関する業務の全部又は一部を委託することに伴う、業務委託先、サプライヤー様、代理店等のビジネスパートナーへの提供。なお、弊社は提供先に対して必要かつ適切な監督を行います。
弊社は以下いずれかの場合に該当しない限り、個人データを上記以外の第三者に提供することはいたしません。
- (1) あらかじめご本人の同意をいただいている場合。
- (2) 第三者への提供を目的として個人データを取得する場合であり、その目的、提供されるデータ項目、提供手段、停止要求の申し出先を通知あるいは容易に知り得る状態に置いている場合であって、かつ、個人情報保護委員会に届け出た内容をインターネットの利用その他の適切な方法により公表している場合。
- (3) 人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合でご本人の同意を得ることが困難な場合。
- (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合。
- (5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
- (6) 司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を求められた場合。
- (7) 提供先の第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）。
- (8) 弊社が合併、分社化、営業譲渡等で、個人データを提供する場合。
4．特定個人情報の利用目的と取り扱いについて
- (1) 弊社は、「個人情報の保護に関する法律」「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守し、特定個人情報（番号法に定める個人番号、および個人番号を含む個人情報）を適切に取り扱います。
- (2) 弊社は、番号法に規定されている個人番号の利用範囲に関わる個人番号関係事務のためにのみ、個人番号のご提供を依頼させていただきます。
個人番号をご提供いただく個人番号関係事務は次のとおりです。
- 株主様の特定個人情報
- 株式に関する支払調書等の法定調書の作成、提出に関する事務
- 個人家主様の特定個人情報
- 不動産の使用料等の支払調書の作成、提出に関する事務
- 個人事業主様の特定個人情報
- 支払調書・支払通知書の作成、提出に関する事務
- 個人事業主様の特定個人情報
- 企業年金の受給者(受給待機者を含む)の特定個人情報
- 企業年金の受給者(受給待機者を含む)の特定個人情報
- 給与所得および退職所得に関する各種法定申告書および源泉徴収票作成等関連事務
- 公的年金源泉徴収票作成等関連事務
- (3) 弊社は「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合を除き、特定個人情報を第三者に提供いたしません。
- (4) 弊社は、関連法令に基いた「特定個人情報の取扱い」に関する社内規定を定め、遵守します。
5．個人情報の開示などのお問い合わせと手続について
- (1) ご本人又は代理人の方が個人情報の照会、変更、利用停止等を希望される場合の手続及び連絡先は、「個人情報に関するお問い合わせ」をご参照ください。
- (2) ご提供頂いた個人情報について、以下の事項を弊社に対しご要望いただけます。
- ご提供いただいた保有個人データ（注1）の開示（各国法令が認める場合、第三者提供記録の開示を含む）
- ご提供いただいた保有個人データの訂正
- 各国法令が認める場合、ご提供いただいた保有個人データの利用停止又は消去（第三者提供の停止を含む）
上記以外に、弊社が各国法令において認められる正当な利益を根拠に処理を実施している場合、当該根拠に対し、異議を唱えることができます。
- (3) お問合せの際に、ご本人又はご本人の正当な代理人であるか確認を求める場合がございますのでご協力をお願いいたします。
- (4) 以下の事項に該当する場合、ご要望に応じられない場合がありますのであらかじめご了承ください。
- ご本人又は正当な代理人との確認ができない場合
- 弊社の保有個人データに該当しない個人情報に関して開示、訂正、追加、削除、利用停止等のご請求をされた場合
- 弊社が保有個人データを開示することによって、ご本人又は第三者の生命・財産・身体その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 弊社が保有個人データを開示することによって、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
- 弊社が保有個人データを開示することによって、他の法令に違反することとなる場合
- 弊社の保有個人データに関して訂正、追加等のご請求をされた場合に、利用目的からして訂正等が必要ない場合やご要求が事実とは相違する場合
- 弊社の保有個人データに関して削除、利用停止等（以下、利用停止等といいます）のご請求をされた場合に、弊社の手続上の違反（利用目的外の利用、取得又は3.(1)～(7)に該当する事由以外での第三者への提供）が認められない場合
- 弊社の保有個人データに関して利用停止等のご請求をされた場合に、利用停止等を行うことが困難な場合であってかつ代替手段によりご本人の権利利益を保護し得る場合
- その他、各国法令によりご要望に応じないことが認められている場合
6．Webサイトにおけるお客様のアクセス情報の取り扱いについて
- (1) 弊社のサービス、システム、Webサイトは、アクセス・利用履歴情報、閲覧ブラウザーに関する情報、ページ閲覧履歴情報、IPアドレス、OS・デバイス情報等の技術的あるいは使用状況に関する情報（以下「アクセスログ情報」といいます）を自動的に取得することがあります。弊社は、本プライバシーポリシー第2章に記載の利用目的において、これらアクセスログ情報を処理する場合があります。
- (2) 通信途上での盗聴防止策
弊社が運営するWebサイトを通じて、お客様ご本人より個人情報などの機密性の高い情報をご提供いただく際には、通信途上における第三者の盗聴等を防止する目的で、SSL（Secure Sockets Layer）による暗号化技術を使用いたします。
ただし、お客様のコンピューター環境により、これらの技術の利用をご利用いただけない場合もございます。SSL非対応ブラウザ用のページもご用意しておりますが、その際には情報は暗号化されませんので、あらかじめご了承ください。
7．改訂について
弊社では、利用目的の変更、安全性向上、また関連法令及び規範の改訂に応じて、本「プライバシーポリシー」を改訂する場合がございます。お客様におかれましては、弊社Webサイトなどにて定期的にご確認いただくことをおすすめいたします。
- 弊社が開示・訂正・利用停止等を行う権限を有し、保有する個人データをいいます。
- ブラウザーがWebサイトをアクセスした際にWebサーバーから送られ、以降のアクセス時にブラウザーからサーバーに送信される識別情報をいいます。
- Webサイトのページ中に含まれる、ページがアクセスされたことを記録するための小さな画像ファイルをいいます。